Blog

Giá thành sản phẩm là chỉ số cốt lõi phản ánh hiệu quả sử dụng chi phí trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tính giá thành do dữ liệu phân tán và quy trình xử lý thủ công. Việc kiểm soát không chính xác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến định giá và lợi nhuận. Vì vậy, áp dụng phương pháp và công cụ phù hợp để tính giá thành chính xác, kịp thời là yếu tố quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, cách tính giá thành sản phẩm và công cụ trợ lực cho doanh nghiệp.

Giá thành sản phẩm là gì?

Giá thành sản phẩm là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ, từ nguyên vật liệu, nhân công đến chi phí sản xuất chung. Đây là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình đã “tốn bao nhiêu” để tạo ra một đơn vị sản phẩm.

Trong thực tế, nghiệp vụ tính giá thành không chỉ phục vụ kế toán mà còn là nền tảng để định giá bán, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả sản xuất. Cần phân biệt rằng giá thành chỉ phản ánh chi phí thực tế phát sinh, không bao gồm lợi nhuận mà doanh nghiệp kỳ vọng khi bán hàng.

Các khoản chi phí cấu thành giá thành sản phẩm

Quy trình tính giá thành yêu cầu doanh nhiệm sẽ tập hợp đầy đủ các loại chi phí liên quan đến sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm:

– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm toàn bộ vật liệu chính và phụ dùng để cấu tạo nên sản phẩm.Ví dụ: Trong doanh nghiệp may mặc, đây là chi phí vải, chỉ, nút áo, bao bì…

– Chi phí nhân công trực tiếp: là tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm của công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm.

– Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí gián tiếp phục vụ sản xuất như khấu hao máy móc, điện, nước, công cụ dụng cụ, chi phí bảo trì, hay lương của nhân viên quản lý phân xưởng.

Bản chất của việc tính giá thành sản phẩm

Về bản chất, tính giá thành sản phẩm là quá trình phân bổ giá trị của nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất vào sản phẩm hoàn thành. Công việc này giúp doanh nghiệp xác định được chi phí thật sự của từng đơn vị sản phẩm để từ đó lên kế hoạch sản xuất, định giá bán và kiểm soát lợi nhuận.

Tuy nhiên, không phải tất cả chi phí phát sinh trong kỳ đều được đưa vào giá thành sản phẩm. Một số chi phí sẽ bị loại trừ, chẳng hạn:

– Chi phí nguyên vật liệu hao hụt ngoài định mức

– Chi phí sản xuất sản phẩm hỏng hoặc lỗi (nếu doanh nghiệp không phân bổ chi phí này cho sản phẩm đạt chuẩn)

– Chi phí nhân công hoặc sản xuất chung phát sinh do năng suất thấp hơn trung bình

– Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Trước đây, việc tính toán này thường được thực hiện thủ công, đòi hỏi kế toán phải tổng hợp nhiều nhóm dữ liệu phức tạp, dễ xảy ra sai sót. Hiện nay, các doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán sản xuất hoặc ERP tích hợp đa tính năng để xử lý nghiệp vụ nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng đối chiếu nếu có chênh lệch.

Phân loại giá thành của sản phẩm

Tùy theo mục đích quản lý và thời điểm tính toán, giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp được chia thành nhiều loại khác nhau. Việc phân loại giúp kế toán xác định đúng bản chất chi phí, phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí, lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả sản xuất. Hiện nay, có hai nhóm chính:

Phân loại theo phạm vi chi phí phát sinh

Giá thành sản xuất : là tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra sản phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đây là cơ sở để tính giá vốn hàng bán và đánh giá hiệu quả sản xuất của phân xưởng.

Giá thành tiêu thụ toàn bộ: Bao gồm giá thành sản xuất cộng thêm các chi phí sau sản xuất như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.Loại giá thành này phản ánh toàn bộ chi phí thực tế để đưa sản phẩm đến tay khách hàng.

Phân loại theo thời điểm và mục đích tính toán

Giá thành kế hoạch: được lập trước khi sản xuất, dựa trên dự toán chi phí và sản lượng dự kiến. Đây là cơ sở để doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát ngân sách và đánh giá chênh lệch sau khi thực tế phát sinh.

Giá thành định mức: Tính toán dựa trên định mức trong sản xuất hiện hành (định mức nguyên vật liệu, nhân công, năng suất máy móc…). Nhóm này giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả sản xuất và phát hiện nguyên nhân lãng phí hoặc vượt định mức.

Giá thành thực tế: đây là giá thành được xác định sau khi hoàn tất quá trình sản xuất, dựa trên chi phí thực tế phát sinh. Mục tiêu phản ánh kết quả cuối cùng của công tác hạch toán và là cơ sở để xác định lợi nhuận.

Các bước thực hiện tính giá thành sản phẩm

Tính giá thành sản phẩm là một nghiệp vụ quan trọng trong kế toán sản xuất. Đây là quá trình tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh để xác định giá trị thật của từng sản phẩm hoàn thành, làm cơ sở cho việc định giá bán, đánh giá hiệu quả và kiểm soát chi phí. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, kế toán cần tuân theo quy trình gồm 5 bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Xác định đối tượng tính giá thành

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định đối tượng cần tính giá thành, cụ thể là sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn hàng hoặc công đoạn sản xuất. Việc xác định đúng đối tượng giúp kế toán thu thập chi phí phù hợp và phản ánh chính xác kết quả từng hoạt động.

Bước 2: Tập hợp chi phí sản xuất

Bước này là một trong các nghiệp vụ trọng tâm của quy trình. Kế toán cần tổng hợp toàn bộ hóa đơn chi phí phát sinh trong kỳ để thực hiện tính toán, bao gồm:

– Chi phí dở dang đầu kỳ

– Chi phí phát sinh trong kỳ (nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung)

– Chi phí dở dang cuối kỳ

Bước 3: Xác định sản lượng sản phẩm hoàn thành

Sau khi có dữ liệu chi phí, kế toán tiến hành xác định sản lượng sản phẩm hoàn thành để phân bổ chi phí hợp lý, theo công thức:

“Sản lượng dở dang đầu kỳ + Sản lượng sản xuất trong kỳ = Sản lượng hoàn thành trong kỳ + Sản lượng dở dang cuối kỳ”

Việc tính đúng sản lượng xuất nhập tồn kho giúp xác định giá thành đơn vị chính xác, tránh sai lệch khi phân bổ chi phí giữa các kỳ. Trên phần mềm ECOUNT ERP, hàng hóa và thành phẩm hoàn thành đã được hệ thống tự động cập nhật cũng như ghi nhận kết quả theo công thức mặc định.

Bước 4: Lựa chọn phương pháp tính giá thành

Tùy thuộc vào đặc thù sản xuất và quy mô doanh nghiệp, kế toán sẽ lựa chọn phương pháp tính phù hợp như:

– Phương pháp giản đơn (trực tiếp)

– Phương pháp hệ số

– Phương pháp tỷ lệ

Các phương pháp này sẽ được trình bày chi tiết ở phần tiếp theo.

Bước 5: Lập bảng tính giá thành sản phẩm

Cuối cùng, kế toán lập bảng phân bổ giá thành hoàn chỉnh, trong đó thể hiện chi tiết từng khoản mục chi phí, sản lượng sản xuất, giá thành tổng và đơn vị. Bảng này là căn cứ để:

– Xác định giá vốn hàng bán.

– Đánh giá hiệu quả sản xuất của từng kỳ.

– Phân tích chênh lệch chi phí so với kế hoạch.

Các phương pháp tính giá thành sản phẩm cơ bản

Trong kế toán sản xuất, việc lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp đóng vai trò rất quan trọng. Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm riêng và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
Dưới đây là 3 phương pháp thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng nhiều hiện nay.

1. Phương pháp tính giá thành trực tiếp (giản đơn)

Phương pháp này thường áp dụng cho doanh nghiệp có quy trình sản xuất đơn giản, ít chủng loại sản phẩm và chu kỳ sản xuất ngắn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn nhưng sản phẩm đồng nhất, sản lượng lớn cũng có thể sử dụng phương pháp này.

Nguyên tắc tính: Kế toán căn cứ vào chi phí sản xuất tập hợp được trong kỳ (bao gồm chi phí dở dang đầu kỳ, chi phí phát sinh trong kỳ và chi phí dở dang cuối kỳ) để xác định tổng giá thành và giá thành đơn vị.

Công thức tính:

Giá thành sản phẩm = Chi phí SX dở dang đầu kỳ + Chi phi SX trong kỳ – Chi phí dở dang cuối kỳ
Giá thành đơn vị =  Giá thành sản phẩm/ Số lượng sản phẩm hoàn thành

2. Phương pháp tính giá thành theo hệ số

Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau nhưng cùng quy trình công nghệ, cùng sử dụng một nguồn nguyên vật liệu, nhân công và máy móc. Ví dụ: doanh nghiệp chế biến dầu thô, sản xuất hóa chất, hoặc công ty sản xuất hàng tiêu dùng có nhiều quy cách sản phẩm.

Nguyên tắc tính: Do các sản phẩm cùng quy trình, doanh nghiệp cần quy đổi về sản phẩm tiêu chuẩn (có hệ số = 1). Sau đó, xác định hệ số quy đổi cho từng loại sản phẩm dựa trên đặc tính kỹ thuật hoặc giá trị sử dụng.

Công thức:

Giá thành đơn vị sản phẩm tiêu chuẩn = Tổng giá thành của tất cả các sản phẩm/ Tổng số sản phẩm gốc

Trong đó:

– Tổng giá thành từng loại sản phẩm = Số lượng từng loại sản phẩm x Hệ số tính giá thành từng loại sản phẩm

– Tổng giá thành sản xuất sản phẩm = Số sản phẩm tiêu chuẩn x Giá thành đơn vị sản phẩm tiêu chuẩn

– Số sản phẩm tiêu chuẩn = Số sản phẩm của từng loại x Hệ số quy đổi từng loại

3. Phương pháp tính giá thành theo tỷ lệ (định mức)

Phương pháp tỷ lệ thường áp dụng khi nhiều sản phẩm cùng được sản xuất từ một quy trình công nghệ, nhưng có quy cách, kích thước hoặc chất lượng khác nhau.

Ví dụ: ngành thép, dệt may, bao bì, sản xuất ống nhựa.

Nguyên tắc tính: Doanh nghiệp tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất cho nhóm sản phẩm cùng loại, sau đó dùng tỷ lệ phân bổ chi phí (dựa vào giá thành kế hoạch hoặc định mức) để tính giá thành cho từng quy cách sản phẩm.

Công thức tính giá thành sản phẩm:

Giá thành thực tế sản phẩm = Giá thành định mức đơn vị sản phẩm từng loại x Tỷ lệ chi phí (%)

Tỷ lệ chi phí (%) = Tổng giá thành sản xuất thực tế của các loại sản phẩm x 100

Nhìn chung, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp để kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận. Với sự hỗ trợ của các phần mềm, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt hiệu quả sản xuất trong từng kỳ.

Phần mềm ECOUNT ERP – Giải pháp quản lý sản xuất, kế toán và tính giá thành tự động

Tính giá thành là nghiệp vụ kế toán phức tạp, đòi hỏi kế toán viên phải có kiến thức chuyên môn sâu và hiểu rõ quy trình sản xuất. Trước đây, công việc này thường được thực hiện thủ công bằng bảng tính, dễ xảy ra sai sót và tốn nhiều thời gian kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.

Hiện nay, với xu hướng chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp, đã có nhiều phần mềm hỗ trợ tính giá thành sản phẩm tự động, giúp nâng cao độ chính xác và hiệu suất công việc. Trong đó, ECOUNT ERP là một giải pháp quản lý tổng thể nổi bật, cho phép liên kết dữ liệu giữa kế toán, sản xuất và kho hàng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thao tác nhập liệu thủ công, chuẩn hóa quy trình và dễ dàng so sánh chi phí thực tế với kế hoạch ở từng kỳ sản xuất.

Đặc điểm của chức năng giá thành:

–  Phương pháp tính đa dạng: nhập trước xuất trước, trung bình, chi phí cuối cùng

–  Hỗ trợ tính theo chi phí gia công mặc định, thực tế và ghi nhận vào giá thành.

–  Hỗ trợ tính giá thành theo từng sản phẩm, hàng hóa bán theo combo, công đoạn sản xuất.

–  Số tính toán được chuyển tự động từ phân hệ sản xuất, quản lý kho, hóa đơn chi phí và định mức nguyên liệu

–  Phân bổ chi phí nhân công, chi phí chung, chi phí gia công chính xác cho từng quy trình

–  Cung cấp báo cáo lợi nhuận, so sánh chênh lệch giữa thực tế và định mức, hoặc giữ các mặt hàng

– Tự động cập nhật kết quả lên biểu phí trong BCTC

Câu hỏi thường gặp về giá thành sản phẩm (FAQ)

1. Giá bán và giá thành sản phẩm khác nhau như thế nào?

Giá thành sản phẩm là tổng chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất ra sản phẩm. Trong khi đó, giá bán là mức giá doanh nghiệp đưa ra thị trường, đã bao gồm giá thành, lợi nhuận kỳ vọng và các yếu tố thị trường.

2. Giá thành sản phẩm bao gồm những khoản chi phí nào?

– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nguyên liệu cấu thành sản phẩm

– Chi phí nhân công trực tiếp: tiền lương, công lao động sản xuất

– Chi phí sản xuất chung: điện, máy móc, khấu hao, quản lý xưởng

Việc xác định đầy đủ các khoản chi phí này là bước quan trọng để tính giá thành chính xác và kiểm soát chi phí hiệu quả.

3. 
   

   Quy trình tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp ?

Quy trình cơ bản gồm: tập hợp chi phí → phân bổ chi phí → tính giá thành sản phẩm. Việc lựa chọn đúng phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp phản ánh chi phí chính xác và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

4. Phần mềm nào hỗ trợ tính giá thành tự động, chính xác và hiệu quả?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP để quản lý sản xuất và tự động hóa việc tính giá thành sản phẩm. Các hệ thống này cho phép tập hợp chi phí, kết nối dữ liệu giữa kho, sản xuất và kế toán, đồng thời tính toán nhanh chóng và chính xác. Trong đó, phần mềm ECOUNT ERP được các doanh nghiệp SME ứng dụng để quản lý giá thành, sản xuất và kế toán một cách toàn diện.

Kết luận

Giá thành sản phẩm là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp định giá bán hợp lý, kiểm soát chi phí và nâng cao lợi nhuận. Tùy đặc thù sản xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp như đơn giản, hệ số hay định mức để phản ánh đúng theo tình hình thực tế và phù hợp với quy mô vận hành.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý để tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là tính giá thành sản phẩm. ERP ECOUNT là một trong những giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp tính toán tự động, đơn giản, dễ thao tác và rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí tại đây!

Quản lý sản xuất là quá trình hoạch định, tổ chức và điều phối toàn bộ hoạt động sản xuất từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra.  Xây dựng một quy trình bài bản giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, nhiều công ty SME vẫn đang còn gặp khó khăn trong việc kiểm soát quy trình và tiến độ, dự báo nhu cầu và kiểm soát tồn kho nguyên liệu… Trong bài viết này, cùng ECOUNT tìm hiểu về khái niệm quản lý sản xuất, quy trình vận hành thực tế, các phương pháp quản lý phổ biến cùng với các công cụ hỗ trợ hiệu quả.

Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất (Production Management) là quá trình hoạch định, điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra. Mục tiêu là đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng, chi phí và tiến độ giao hàng. Nói cách khác, quản lý sản xuất là hoạt động “cốt lõi” khi điều hành nhà máy: quyết định sản xuất cái gì, sản xuất bao nhiêu, khi nào sản xuất và sử dụng nguồn lực như thế nào cho hiệu quả nhất.

Các nhiệm vụ chính của người quản lý sản xuất thường bao gồm các nghiệp vụ sau:

– Lập kế hoạch sản xuất: xác định khối lượng, thời gian và trình tự sản xuất phù hợp với đơn hàng

– Phân bổ nguồn lực: điều phối nhân lực, máy móc và nguyên vật liệu hợp lý

– Kiểm soát chất lượng: phát hiện và xử lý lỗi sản phẩm ngay trong quá trình sản xuất

– Theo dõi tiến độ sản xuất: giám sát sản lượng theo từng công đoạn, kịp thời xử lý phát sinh

– Đề xuất cải tiến quy trình : liên tục cải tiến để giảm lãng phí, nâng cao năng suất

Doanh nghiệp có hệ thống quy trình sản xuất hiệu quả không chỉ giao hàng đúng hạn mà còn kiểm soát được chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Vai trò của hoạt động quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

1. Tối ưu chi phí sản xuất và nguồn lực

Quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp phân bổ hợp lý nhân lực, máy móc và nguyên vật liệu theo đúng nhu cầu thực tế – hạn chế dư thừa nhân lực, thiếu hàng hay tiêu hao nguyên liệu vượt định mức. Khi nguồn lực được sử dụng đúng nơi, đúng lúc và chi phí sản xuất được kiểm soát chặt chẽ, sẽ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu chi phí sản xuất chung.

2. Nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm

Quản lý sản xuất hiệu quả giúp chuẩn hóa từng công đoạn, ví dụ, từ gia công, lắp ráp đến đóng gói , qua đó rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất và giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi. Song song đó, bộ phận sản xuất còn có trách nhiệm nghiên cứu và ứng dụng các phương pháp, công nghệ mới nhằm liên tục cải tiến quy trình.

3. Kiểm soát tiến độ và rủi ro trong sản xuất

Quản lý sản xuất còn đóng vai trò giám sát tiến độ theo từng công đoạn, tiến độ sản xuất theo từng công đoạn và toàn bộ chu kỳ sản xuất nói chung. Từ đó, bộ phận sản xuất có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý kịp thời cho ban lãnh đạo. Điều này giúp hạn chế gián đoạn sản xuất, bảo vệ tiến độ giao hàng và giữ vững uy tín với khách hàng.

4. Đảm bảo an toàn lao động trong môi trường sản xuất

An toàn lao động là yêu cầu bắt buộc trong môi trường sản xuất, không phải tùy chọn. Quản lý sản xuất có trách nhiệm xây dựng và thực thi các quy trình làm việc an toàn, kiểm soát nguy cơ tai nạn, cháy nổ và các rủi ro nghề nghiệp trong khu vực sản xuất. Đảm bảo môi trường làm việc an toàn không chỉ bảo vệ người lao động mà còn để duy trì hoạt động sản xuất liên tục, đảm bảo chất lượng và ổn định.

Các bước quy trình quản lý sản xuất cơ bản

Bước 1: Đánh giá năng lực và nhu cầu thị trường

Trước khi bắt đầu bất kỳ chu kỳ sản xuất nào, doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi cốt lõi: thị trường đang cần gì và năng lực sản xuất hiện tại có đáp ứng được không?

Bước đánh giá này giúp người quản lý sản xuất xác định rõ xu hướng thị trường, dự báo nhu cầu và đối chiếu với nguồn lực thực tế, bao gồm máy móc, nhân công, nguyên vật liệu và tài chính. Và cũng dựa theo đó để xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý: biết mình đang có gì, còn thiếu gì và cần bổ sung ở đâu.

Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất 

Kế hoạch sản xuất là “bản đồ” cho toàn bộ hoạt động sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, chi phí, nhân lực, tiến độ và mục tiêu đầu ra. Việc lập kế hoạch chi tiết giúp người quản lý và doanh nghiệp có thể:

* Theo dõi tổng quan tiến độ từng giai đoạn

* Phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí

* Phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận: mua hàng, quản lý kho và xưởng sản xuất

Một kế hoạch sản xuất rõ ràng chính là nền tảng để các bước tiếp theo vận hành trơn tru, không bị gián đoạn giữa chừng.

Bước 3: Hoạch định nguyên vật liệu 

Nguyên vật liệu là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và chi phí sản xuất. Do đó, để kiểm soát chi phí và tránh đình trệ dây chuyền, người quản lý nên tính toán và chuẩn bị đúng loại, đúng lượng và đúng lúc.

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường hoạch định nguyên liệu theo BOM (Bill of Materials) để xác định chính xác nhu cầu của từng công đoạn. Quy trình chuẩn bị nguyên vật liệu thường gồm 3 bước:

* Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng theo kế hoạch sản xuất

* Đối chiếu với lượng tồn kho hiện có

* Tính toán phần còn thiếu và lên kế hoạch mua bổ sung kịp thời

Bước 4: Điều phối và quản lý quá trình sản xuất

Đây là bước trọng tâm trong quy trình quản lý sản xuất ,chuyển hóa kế hoạch thành hành động thực tế trên dây chuyền. Người quản lý sản xuất sẽ phát lệnh sản xuất đến từng tổ, ca hoặc dây chuyền, đồng thời xác định rõ thời gian thực hiện, yêu cầu đầu ra và trách nhiệm của từng bộ phận.

Trong suốt quá trình này, người quản lý sản xuất sẽ giám sát tiến độ, xử lý phát sinh kịp thời và đảm bảo các công đoạn diễn ra đúng kế hoạch.

Bước 5: Kiểm soát chất lượng sản phẩm 

Thành phẩm hoàn chỉnh là tài sản đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp. Vậy nên kiểm soát chất lượng không chỉ là bước “chốt” cuối dây chuyền mà còn là khâu đảm bảo cam kết với khách hàng và thị trường.

Bộ phận QC có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá thành phẩm theo tiêu chuẩn đã đề ra, đảm bảo sản phẩm đúng quy cách về số lượng, mẫu mã và đặc tính kỹ thuật trước khi xuất hàng. Sau mỗi lô sản xuất, cần lập báo cáo kiểm định chi tiết để xác định tỷ lệ đạt chuẩn, các lỗi tái diễn và làm cơ sở để cải tiến ở các chu kỳ tiếp theo.

Bước 6. Phân tích và đánh giá hiệu quả sản xuất

Sau mỗi chu kỳ sản xuất, việc xem xét và đánh giá kết quả là cách để cải tiến quy trình sau. Do đó, cần lưu trữ thông tin trong quá trình sản xuất để người quản lý dễ dàng xem xét những gì đã làm được, những gì chưa làm tốt ở đâu và cần cải thiện điều gì?

Quản lý sản xuất sẽ phân tích kết quả dựa trên các chỉ số thực tế như tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn, thời gian hoàn thành. Đây là bước giúp doanh nghiệp liên tục tối ưu quy trình sản xuất, nâng cao năng suất và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn trong dài hạn.

5 Phương pháp quản lý sản xuất phổ biến hiện nay

1. Lean Manufacturing – Sản xuất tinh gọn

Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) là phương pháp quản lý sản xuất hướng đến việc loại bỏ lãng phí trong toàn bộ quy trình, bao gồm lãng phí thời gian, nguyên vật liệu, nhân công và các công đoạn không tạo ra giá trị cho khách hàng.

Thay vì làm nhiều hơn, Lean thúc đẩy doanh nghiệp tập trung vào việc đúng và cần thiết: rút gọn các bước thừa, tối ưu thời gian chờ giữa các công đoạn để quy trình vận hành linh hoạt hơn. Kết quả là doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí sản xuất, vừa nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

2. Kaizen – Cải tiến liên tục

Kaizen (改善) là thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi tốt hơn”. Trong quản lý sản xuất, Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục dựa trên những thay đổi nhỏ, được thực hiện đều đặn và có hệ thống – thay vì chờ đến khi vấn đề lớn mới giải quyết.

Điểm đặc trưng của Kaizen là mọi người đều tham gia, từ cấp quản lý đến công nhân trực tiếp sản xuất. Mỗi cá nhân đều được khuyến khích đề xuất ý tưởng cải tiến trong phạm vi công việc của mình. Qua thời gian, những cải tiến nhỏ này tích lũy thành hiệu quả lớn, từ đó giúp quy trình làm việc tối ưu hơn, lãng phí giảm dần và doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

3. Six Sigma – Kiểm soát chất lượng theo chuẩn thống kê

Six Sigma là phương pháp quản lý chất lượng sản xuất dựa trên dữ liệu và phân tích thống kê, nhằm giảm thiểu lỗi và sai lệch trong quy trình xuống mức gần như bằng không.

Theo tiêu chuẩn Six Sigma, một quy trình đạt chuẩn chỉ được phép có tối đa 3–4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm, tương đương với độ chính xác 99,99966%. Để đạt được điều đó, Six Sigma tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của lỗi và xử lý triệt để ngay từ đầu. Áp dụng Six Sigma giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm chặt chẽ hơn, từ đó giảm chi phí phát sinh do hàng lỗi và tăng lợi nhuận bền vững.

4. Just-in-Time (JIT) – Sản xuất đúng lúc, đúng lượng

Just-in-Time (JIT) là phương pháp quản lý sản xuất và tồn kho theo nguyên tắc chỉ nhập nguyên vật liệu và sản xuất đúng số lượng cần thiết, vào đúng thời điểm cần thiết.

Thay vì dự trữ hàng tồn kho lớn, doanh nghiệp áp dụng JIT sẽ tối giản lượng nguyên liệu lưu kho, giảm chi phí lưu trữ và hạn chế lãng phí do hàng tồn quá lâu. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả trong việc tăng năng suất và cải thiện khả năng đáp ứng linh hoạt theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

5. Kanban – Quản lý luồng sản xuất bằng tín hiệu trực quan

Kanban (看板) có nghĩa là “bảng tín hiệu” trong tiếng Nhật. Đây là phương pháp quản lý sản xuất sử dụng các thẻ báo hoặc bảng trực quan để theo dõi và điều phối luồng công việc, nguyên vật liệu và tồn kho theo thời gian thực.

Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một tín hiệu, ví dụ: khi nào cần bổ sung nguyên liệu, khi nào cần chuyển sang công đoạn tiếp theo, khi nào cần dừng lại. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì được sự cân bằng giữa cung và cầu trong từng công đoạn sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt gây đình trệ hoặc dư thừa gây lãng phí tồn kho.

Các vấn đề khiến hoạt động sản xuất rơi vào đình trệ 

1. Dữ liệu rời rạc, thiếu đồng bộ 

Nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện vẫn đang quản lý thông tin bằng bảng tính Excel hoặc sổ sách thủ công. Tuy nhiên, cách làm này dễ dẫn đến dữ liệu phân tán, khó tra soát và thiếu nhất quán giữa các bộ phận.

Quá trình sản xuất không hoạt động độc lập mà cần có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kho, QC, mua hàng và bán hàng. Nhưng càng liên quan đến nhiều bên thì thông tin càng dễ bị đứt gãy hoặc truyền đạt không chính xác nếu thiếu công cụ hỗ trợ. Hệ quả là người quản lý sản xuất không có được bức tranh tổng quan về tình trạng nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực và tiến độ sản xuất – dẫn đến chậm trễ trong việc ra quyết định.

2. Khó theo dõi tiến độ sản xuất

Việc theo dõi tiến độ sản xuất cho từng đơn hàng hoặc từng giai đoạn theo thời gian thực vẫn là một thách thức đối với hầu hết các nhà máy. Bản chất  các quy trình sản xuất có liên kết chặt chẽ với nhau – nghĩa là ngay cả một vấn đề nhỏ ở bất kỳ giai đoạn nào cũng có thể làm dừng toàn bộ dây chuyền, dẫn đến sự chậm trễ đáng kể. Do đó, quản lý sản xuất hiệu quả không chỉ bao gồm việc theo dõi sản lượng thực tế mà còn phải phối hợp giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh. Sự chậm trễ tiến độ sản xuất và giao hàng, bất kể lý do là gì, đều ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận, làm tổn hại đến uy tín và tiềm ẩn rủi ro bị phạt theo hợp đồng.

3. Thường xuyên sai lệch số liệu tồn kho 

Kiểm soát tồn kho trong sản xuất không đơn giản là đếm hàng trong kho. Doanh nghiệp cần theo dõi liên tục toàn bộ luồng nguyên vật liệu từ khi nhập kho, xuất cho từng công đoạn sản xuất, đến khi thành phẩm hoàn chỉnh được đưa ra. Với những đơn vị có quy trình nhiều công đoạn hoặc đơn hàng liên tục, bài toán này càng phức tạp hơn: số liệu tồn kho sai lệch có thể xuất hiện ở bất kỳ điểm nào trong chuỗi và hệ quả là không truy vết được nếu quản lý thủ công, làm sản xuất bị gián đoạn.

4. Khó kiểm soát sản phẩm lỗi trong sản xuất

Kiểm soát hàng lỗi là vấn đề “đau đầu” tại không ít doanh nghiệp sản xuất. Phát hiện lỗi đã khó, nhưng theo dõi toàn bộ quá trình xử lý hàng lỗi từ tháo rời, tái sử dụng, hủy bỏ còn là thách thức lớn hơn.Nếu doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ, sẽ làm lãng phí tài nguyên, đồng thời không có đủ dữ liệu để phân tích nguyên nhân gốc rễ và cải tiến chất lượng ở các công đoạn tiếp theo.

Giới thiệu 3 công cụ hỗ trợ quản lý sản xuất hiệu quả

Trong bối cảnh sản xuất ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp đang dần chuyển từ quản lý thủ công sang ứng dụng các giải pháp công nghệ để tối ưu quy trình, kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Ba nền tảng công nghệ được ứng dụng rộng rãi nhất hiện nay là ERP, MRP và MES – mỗi hệ thống giải quyết một nhóm bài toán cụ thể trong hoạt động sản xuất.

1. Phần mềm ERP – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp quản lý tổng thể với khả năng tích hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất. Phần mềm bao gồm phân hệ sản xuất, tồn kho, mua hàng, bán hàng, đến kế toán và nhân sự. Có thể xem phân hệ sản xuất ERP là một hệ thống quản lý sản xuất nâng cao, vì ngoài kết nối dữ liệu với các phân hệ khác, còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc sau:

* Theo dõi tiến độ sản xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo thời gian thực

* Hoạch định nguồn lực sản xuất hợp lý, tránh lãng phí

* Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động liên phòng ban như mua hàng, kho và QC

* Tạo báo cáo sản xuất và kinh doanh nhanh chóng, chính xác

Đối với doanh nghiệp sản xuất đang gặp khó khăn vì dữ liệu rời rạc và khó kiểm soát tổng thể, ERP quản lý sản xuất là công cụ đắc lực vì nó không chỉ giải quyết bài toán sản xuất mà còn kết nối toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

2. Hệ thống MRP – Hoạch định nguyên vật liệu chính xác

Phần mềm MRP (Material Requirements Planning) là hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu – vốn là tiền thân của ERP và hiện nay thường được tích hợp sẵn trong các hệ thống ERP hiện đại. Thay vì ước tính thủ công dễ sai lệch, MRP giúp tự động tính toán lượng vật tư cần mua dựa trên kế hoạch sản xuất và dữ liệu BOM (Bill of Materials). Do đó, phần mềm này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu nguyên liệu hoặc mua dư gây tồn kho không cần thiết.

3. Hệ thống MES – Giám sát và điều hành sản xuất theo thời gian thực

Hệ thống MES (Manufacturing Execution System) là giải pháp kết nối giữa kế hoạch sản xuất và thực tế vận hành tại nhà máy. Nếu ERP là nơi lập kế hoạch, thì MES là hệ thống theo dõi mọi thứ đang xảy ra ở nhà máy sản xuất theo thời gian thực.

Với MES, người quản lý có thể nắm được tình hình chính xác của từng công đoạn. Ví dụ: nguyên vật liệu đang ở đâu, máy móc đang chạy hay dừng, công nhân đang thực hiện lệnh nào và sản phẩm đang ở bước nào trong quy trình. Đây là giải pháp vận hành chuyên sâu cho các nhà máy có dây chuyền phức tạp, cần giám sát chặt chẽ hiệu suất sản xuất và phản ứng nhanh khi có sự cố.

ECOUNT ERP – Đồng hành cùng doanh nghiệp quản lý sản xuất hiệu quả

Trong bối cảnh sản xuất ngày càng phức tạp, hệ thống ERP không chỉ giúp quản lý dữ liệu mà còn là nền tảng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện, đặc biệt là quản lý sản xuất. Dưới đây là cách hệ thống quản lý sản xuất ECOUNT hỗ trợ giải quyết các bài toán khó hiện nay

1. Tạo kế hoạch sản xuất MRP dễ dàng

Hệ thống ECOUNT ERP  đã tích hợp sẵn chức năng MRP (Material Requirements Planning), cho phép tự động lập kế hoạch sản xuất dựa trên tồn kho thực tế, đơn hàng và thời hạn giao hàng. Chỉ cần lựa chọn kho và quy trình sản xuất, phần mềm sẽ tính chính xác số lượng cần sản xuất, đề xuất số lượng nguyên liệu cần bổ sung – hạn chế tình trạng thiếu nguyên liệu.

2. Quản lý định mức nguyên vật liệu 

BOM (Bill of Materials) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng và kiểm soát tiêu hao nguyên vật liệu minh bạch. Với ECOUNT, doanh nghiệp có thể thiết lập và quản lý BOM chi tiết theo từng công đoạn và từng phiên bản sản phẩm.

Ngoài ra, việc quản lý sản xuất với nhiều mẫu BOM không còn là vấn đề vì hệ thống còn cho phép tạo đa phiên bản định mức. Điều này giúp bộ phận quản lý kho và sản xuất luôn có căn cứ rõ ràng trong việc xuất kho và nhận nguyên vật liệu, giảm sai sót và tối ưu nguồn vật liệu.

3. Theo dõi và kiểm soát tiến độ sản xuất

Chậm tiến độ sản xuất là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến giao hàng trễ và làm mất uy tín với khách hàng. Hiểu được vấn đề này, ECOUNT cung cấp bảng theo dõi tiến độ sản xuất chi tiết theo từng công đoạn, từng mã hàng và thời điểm, giúp người quản lý có thể nắm rõ số lượng đã hoàn thành, còn lại bao nhiêu… Nhờ vậy, dễ dàng nhận biết nhanh chóng các vấn đề trong sản xuất và xử lý nhanh.

4. Cập nhật số dư tồn kho theo thực tế

Với ECOUNT, mỗi thao tác nhập phiếu xuất nguyên liệu đến nhập thành phẩm đều được cập nhật số dư tự động vào báo cáo kho, giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công. Đồng thời, các bộ phận đều có thể xem tình hình tồn kho theo thời gian thực, ví dụ, bộ phận sản xuất có thể biết số dư tồn kho chính xác để tạo kế hoạch sản xuất phù hợp.

Ngoài ra, những doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều nhà máy đều dễ dàng quản lý tồn kho của tất cả các địa điểm trên một nền tảng duy nhất.

5. Quản lý và đồng bộ dữ liệu đa phòng ban

Mọi dữ liệu trong quá trình quản lý sản xuất, như lên kế hoạch, định mức nguyên vật liệu, phiếu lệnh, đến kiểm soát chất lượng đều được tập trung trên một nền tảng. Nhờ vậy, bộ phận sản xuất có thể nắm bắt tình hình hoạt động tại các chuyền, hạn chế sai sót và điều phối nguồn lực hiệu quả hơn.

Ngoài ra, hệ thống còn đồng bộ dữ liệu với các phòng ban khác như bán hàng, kho, mua hàng, đến kế toán. Khi một dữ kiện được tạo mới, người dùng đều dễ dàng sao chép thông tin đó qua phiếu mới mà không cần nhập lại, không lo thiếu sót thông tin.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất (Production Management) là toàn bộ hoạt động hoạch định, giám sát và điều phối quá trình sản xuất , chuyển hóa nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn chỉnh và đáp ứng yêu cầu thị trường. Đây là nhiệm vụ cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tăng sức cạnh tranh bền vững.

2. Quy trình quản lý sản xuất gồm mấy bước?

Tùy theo ngành nghề và mô hình kinh doanh, quy trình sản xuất của mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt. Nhìn chung, một quy trình quản lý sản xuất bài bản thường gồm 6 bước: đánh giá năng lực và nhu cầu thị trường → lập kế hoạch sản xuất → chuẩn bị nguyên vật liệu → điều phối và tiến hành sản xuất → kiểm soát chất lượng → phân tích và đánh giá kết quả.

3. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng công cụ quản lý sản xuất nào?

Với doanh nghiệp SMEs, tiêu chí quan trọng nhất khi chọn công cụ quản lý sản xuất là: dễ triển khai, phù hợp với quy mô thực tế và có khả năng mở rộng. Phần mềm ERP ECOUNT là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ưu tiên. Giải pháp này vừa đáp ứng được nhu cầu quản lý hoạt động sản xuất, vừa kết nối được các bộ phận khác như kho, mua hàng và kế toán trên cùng một nền tảng.

Kết luận

Quản lý sản xuất hiệu quả là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Việc lựa chọn đúng phương pháp và công cụ quản lý phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sẽ giúp tối ưu toàn bộ quy trình. Vì vậy, có thể tiết kiệm thời gian, giảm lãng phí và tăng khả năng cạnh tranh dài hạn. Hy vọng bài viết trên cũng đã cung cấp góc nhìn tổng quan và thực tế, giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc xây dựng và tối ưu quy trình quản lý sản xuất của mình.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý sản xuất với chi phí hợp lý và hiệu quả?
Liên hệ với chúng tôi qua hotline 028-3837-3100 để được tư vấn miễn phí và tham khảo bản demo phần mềm theo quy trình thực tế của doanh nghiệp.

Trong thực tế vận hành kho hàng, việc tìm một lô hàng cụ thể nhưng không xác định được đang nằm ở kệ nào, tầng nào hoặc ô lưu trữ nào là tình trạng diễn ra khá phổ biến. Nhân viên kho phải mất nhiều thời gian dò tìm hàng hóa, kiểm tra thủ công hơn 15-20 phút, dẫn đến chậm tiến độ xử lý đơn và làm giảm sự hài lòng của khách. 

Phần mềm quản lý kho theo vị trí được phát triển để giải quyết bài toán này bằng cách gán mã vị trí cụ thể cho từng mặt hàng trong kho. Toàn bộ dữ liệu xuất, nhập và chuyển hàng hóa sẽ được hệ thống theo dõi theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tồn kho và tối ưu chi phí vận hành. 

Đây cũng là một trong những tính năng quan trọng của hệ thống WMS (Warehouse Management System) hiện đại. Trong bài viết này, ECOUNT sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu lợi ích, tính năng và các phần mềm quản lý kho theo vị trí đang được ứng dụng phổ biến hiện nay.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí (kệ, tầng) là gì?

Phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp cho phép doanh nghiệp định danh và theo dõi hàng hóa theo địa chỉ cụ thể trong kho như kệ, tầng, ô bin… với mục tiêu tối ưu không gian lưu trữ và nguồn lực. Quản lý kho theo vị trí là một tính năng quan trọng của hệ thống WMS (Warehouse Management System). WMS giúp doanh nghiệp kiểm soát vị trí lưu trữ, xuất nhập, kiểm kê và luân chuyển hàng hóa theo thời gian thực.

Quản lý hàng hóa theo vị trí cũng là tầng chức năng nâng cao so với quản lý kho thông thường, thay vì xem báo cáo chỉ biết còn  “100 hộp linh kiện A trong kho”, hệ thống sẽ ghi nhận rõ “50 hộp ở kho H trong kệ A1-tầng 2, 50 hộp ở kệ B3-tầng 1”. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh số tầng cấp theo thực tế vận hành.Ví dụ, mô hình 5 cấp (Kho – Khu vực – Kệ – Tầng – Ô) hoặc kho nhỏ thì dùng 2–3 cấp (kho – kệ – tầng) . Trong đó, mỗi vị trí đều có mã số riêng và liên kết trực tiếp với phiếu nhập, phiếu xuất và lịch sử giao dịch. 

Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho WMS

• Tối ưu không gian lưu trữ của mỗi khu vực

Quản lý kho thủ công khó có thể tối ưu được không gian lưu trữ, đặc biệt khi nhân viên sắp xếp hàng chỉ dựa theo cảm tính, phân phối hàng rải rác trên nhiều kệ. Điều này ảnh hưởng đến quá trình lấy hàng, xuất kho.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép doanh nghiệp tạo bản đồ kho cụ thể và phân bổ vị trí có chủ đích: hàng xuất nhiều đặt gần cửa, hàng nặng ở tầng thấp, hàng dễ vỡ ở khu riêng. Mỗi mã và vị trí sản phẩm đều được ghi nhận thành dữ liệu số , giúp doanh nghiệp kiểm tra và điều chỉnh dễ dàng.

•  Giảm sai sót trong kiểm kê tồn kho từng địa điểm

Kiểm kê thủ công theo phương pháp truyền thống, chỉ tổng số lượng toàn kho thường không phát hiện được sai lệch ở từng kệ. Hay các sản phẩm bị đặt nhầm vị trí hoặc xuất kho thiếu ghi chép cũng khó phát hiện kịp thời.

Với phần mềm quản lý kho WMS, việc kiểm kê được thực hiện chi tiết và minh bạch hơn. Doanh nghiệp có thể đối chiếu số liệu xuất – nhập – tồn thực tế ở mỗi vị trí. Nếu có sai lệch sẽ được rà soát ngay mà không cần kiểm tra lại toàn bộ kho.

• Tối ưu chi phí vận hành và giảm tác vụ thủ công

Chi phí vận hành kho không chỉ ảnh hưởng đến diện tích hay nhân sự mà còn do sự lãng phí thời gian khi quy trình không rõ ràng. Nhân viên tìm hàng sai chỗ, ghi chép bằng tay, hay nhập dữ liệu nhiều lần cũng đều trở thành chi phí ẩn.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp chuẩn hóa quy trình: nhân viên kho biết chính xác đi đâu lấy gì, phiếu xuất – nhập được cập nhật tự động, rõ ràng, đúng vị trí. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân công và giảm tỷ lệ giao hàng sai.

• Tăng tốc xử lý đơn hàng theo nhu cầu sản xuất và khách hàng

Để tăng tốc độ xử lý đơn hàng, quá trình lấy hàng phải diễn ra nhanh chóng. Vậy nên nếu nhân viên biết rõ vị trí từng mặt hàng, thời gian picking sẽ giảm đáng kể. Điều này cũng đặc biệt quan trọng trong giai đoạn cao điểm.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu cần được cấp đúng lúc cho từng công đoạn. Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp bộ phận kho phối hợp chính xác với kế hoạch sản xuất , tránh tình trạng dừng dây chuyền do thiếu nguyên liệu đột xuất.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý kho WMS

1. Quản lý vị trí lưu trữ 

Tính năng cơ bản của hệ thống WMS là thiết lập các điểm lưu trữ trong kho theo sơ đồ thực tế. Người dùng sẽ tạo từng kho, khu vực, kệ, tầng và ô bin, sau đó gán từng mặt hàng vào một hoặc nhiều vị trí.

•     Hỗ trợ đặt tên vị trí tự do (A1-T2-B03 hoặc Khu A/Kệ 1/Tầng 2)
•     Cho phép một mặt hàng lưu tại nhiều vị trí khác nhau 

2. Quản lý xuất – nhập kho 

Tính năng ghi nhận số phiếu nhập hoặc xuất kho với vị trí cụ thể. Khi nhập hàng, nhân viên dựa vào sơ đồ để định vị trí sắp xếp và đặt hàng. Khi xuất hàng, hệ thống có thể quản lý theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc theo chỉ định thủ công.

•       Tự động cập nhật tồn kho từng vị trí theo phiếu xuất nhập
•       Hỗ trợ quản lý hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng
•       Ghi nhận rõ vị trí nguồn và vị trí đích khi di chuyển hàng nội bộ

3. Kiểm kê tồn kho từng vị trí 

Phần mềm quản lý kho WMS cho phép kiểm kê theo từng khu vực hoặc từng kệ ô, linh hoạt và ít gián đoạn vận hành hơn. Người quản lý kho có thể so sánh kết quả kiểm kê trực tiếp với số liệu hệ thống từng vị trí.

•       Kiểm kê theo khu vực, kệ hoặc mặt hàng cụ thể
•       Xuất biên bản kiểm kê theo mẫu, có thể in hoặc lưu PDF

4. Báo cáo tồn kho theo thời gian thực 

Để quản lý kho hiệu quả và ra quyết định phù hợp, nhà quản lý cần theo dõi tình trạng hàng hóa ngay tại thời điểm cần, thay vì đợi đến cuối ngày hoặc cuối tháng. Phần mềm cung cấp báo cáo tồn kho theo vị trí với dữ liệu cập nhật liên tục.

•       Báo cáo tồn theo kệ, tầng, khu vực hoặc toàn kho
•       Hiển thị tồn kho theo từng thời điểm và tra cứu lịch sử
•       Xuất báo cáo theo định dạng Excel hoặc xem trực tiếp trên màn hình quản lý

5. Lược sử xuất – nhập và di chuyển hàng hóa 

Chức năng lược sử sẽ lưu trữ đầy đủ thông tin về sản phẩm đã xuất, nhập hoặc di chuyển. Trong đó bao gồm thời gian tạo phiếu, người thực hiện, số lượng, vị trí gốc và vị trí đích. Lịch sử này là cơ sở để truy vết khi có sự cố hoặc khiếu nại.

•       Truy xuất lịch sử giao dịch theo mặt hàng, theo vị trí hoặc theo người phụ trách.
•       Cảnh báo các bất thường trong thao tác xuất nhập, chuyển kho
•       Hỗ trợ kiểm tra thông tin chéo giữa kho, bán hàng và kế toán

So sánh hệ thống quản lý kho WMS và hệ thống kho truyền thống

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô kho vận, việc quản lý tồn kho bằng phương pháp thủ công hoặc hệ thống truyền thống đang bộc lộ nhiều hạn chế. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí nhằm tối ưu vận hành và kiểm soát hàng hóa chính xác hơn.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hệ thống kho truyền thống và phần mềm quản lý kho WMS:

Thực tế, hệ thống kho truyền thống vẫn phù hợp với các cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp có ít mã hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hàng hóa và tần suất xuất nhập tăng lên, việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ khiến vận hành kho trở nên chậm và khó kiểm soát hơn.

Trong khi đó, phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác từng vật tư, hàng hóa tại từng vị trí lưu kho, kiểm kê nhanh, tiết kiệm thời gian và vận hành kho đơn giản hơn.

Top 4 phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt nhất

1. ECOUNT ERP— Hệ thống quản lý kho WMS cho doanh nghiệp SMEs

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho theo vị trí nhưng không cần một giải pháp độc lập, ECOUNT ERP sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. Hệ thống WMS của ECOUNT được tích hợp trực tiếp vào module Tồn Kho – vận hành trên một nền tảng duy nhất, không phát sinh thêm chi phí. Doanh nghiệp có thể cấu hình cấu trúc kho theo sơ đồ thực tế và vận hành ngay sau khi thiết lập. (xem thêm…)