Trong thực tế vận hành kho hàng, việc tìm một lô hàng cụ thể nhưng không xác định được đang nằm ở kệ nào, tầng nào hoặc ô lưu trữ nào là tình trạng diễn ra khá phổ biến. Nhân viên kho phải mất nhiều thời gian dò tìm hàng hóa, kiểm tra thủ công hơn 15-20 phút, dẫn đến chậm tiến độ xử lý đơn và làm giảm sự hài lòng của khách.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí được phát triển để giải quyết bài toán này bằng cách gán mã vị trí cụ thể cho từng mặt hàng trong kho. Toàn bộ dữ liệu xuất, nhập và chuyển hàng hóa sẽ được hệ thống theo dõi theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tồn kho và tối ưu chi phí vận hành.
Đây cũng là một trong những tính năng quan trọng của hệ thống WMS (Warehouse Management System) hiện đại. Trong bài viết này, ECOUNT sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu lợi ích, tính năng và các phần mềm quản lý kho theo vị trí đang được ứng dụng phổ biến hiện nay.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí (kệ, tầng) là gì?
Phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp cho phép doanh nghiệp định danh và theo dõi hàng hóa theo địa chỉ cụ thể trong kho như kệ, tầng, ô bin… với mục tiêu tối ưu không gian lưu trữ và nguồn lực. Quản lý kho theo vị trí là một tính năng quan trọng của hệ thống WMS (Warehouse Management System). WMS giúp doanh nghiệp kiểm soát vị trí lưu trữ, xuất nhập, kiểm kê và luân chuyển hàng hóa theo thời gian thực.
Quản lý hàng hóa theo vị trí cũng là tầng chức năng nâng cao so với quản lý kho thông thường, thay vì xem báo cáo chỉ biết còn “100 hộp linh kiện A trong kho”, hệ thống sẽ ghi nhận rõ “50 hộp ở kho H trong kệ A1-tầng 2, 50 hộp ở kệ B3-tầng 1”. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh số tầng cấp theo thực tế vận hành.Ví dụ, mô hình 5 cấp (Kho – Khu vực – Kệ – Tầng – Ô) hoặc kho nhỏ thì dùng 2–3 cấp (kho – kệ – tầng) . Trong đó, mỗi vị trí đều có mã số riêng và liên kết trực tiếp với phiếu nhập, phiếu xuất và lịch sử giao dịch.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho WMS
-
Tối ưu không gian lưu trữ của mỗi khu vực
Quản lý kho thủ công khó có thể tối ưu được không gian lưu trữ, đặc biệt khi nhân viên sắp xếp hàng chỉ dựa theo cảm tính, phân phối hàng rải rác trên nhiều kệ. Điều này ảnh hưởng đến quá trình lấy hàng, xuất kho.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép doanh nghiệp tạo bản đồ kho cụ thể và phân bổ vị trí có chủ đích: hàng xuất nhiều đặt gần cửa, hàng nặng ở tầng thấp, hàng dễ vỡ ở khu riêng. Mỗi mã và vị trí sản phẩm đều được ghi nhận thành dữ liệu số , giúp doanh nghiệp kiểm tra và điều chỉnh dễ dàng.
-
Giảm sai sót trong kiểm kê tồn kho từng địa điểm
Kiểm kê thủ công theo phương pháp truyền thống, chỉ tổng số lượng toàn kho thường không phát hiện được sai lệch ở từng kệ. Hay các sản phẩm bị đặt nhầm vị trí hoặc xuất kho thiếu ghi chép cũng khó phát hiện kịp thời.
Với phần mềm quản lý kho WMS, việc kiểm kê được thực hiện chi tiết và minh bạch hơn. Doanh nghiệp có thể đối chiếu số liệu xuất – nhập – tồn thực tế ở mỗi vị trí. Nếu có sai lệch sẽ được rà soát ngay mà không cần kiểm tra lại toàn bộ kho.
-
Tối ưu chi phí vận hành và giảm tác vụ thủ công
Chi phí vận hành kho không chỉ ảnh hưởng đến diện tích hay nhân sự mà còn do sự lãng phí thời gian khi quy trình không rõ ràng. Nhân viên tìm hàng sai chỗ, ghi chép bằng tay, hay nhập dữ liệu nhiều lần cũng đều trở thành chi phí ẩn.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp chuẩn hóa quy trình: nhân viên kho biết chính xác đi đâu lấy gì, phiếu xuất – nhập được cập nhật tự động, rõ ràng, đúng vị trí. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân công và giảm tỷ lệ giao hàng sai.
-
Tăng tốc xử lý đơn hàng theo nhu cầu sản xuất và khách hàng
Để tăng tốc độ xử lý đơn hàng, quá trình lấy hàng phải diễn ra nhanh chóng. Vậy nên nếu nhân viên biết rõ vị trí từng mặt hàng, thời gian picking sẽ giảm đáng kể. Điều này cũng đặc biệt quan trọng trong giai đoạn cao điểm.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu cần được cấp đúng lúc cho từng công đoạn. Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp bộ phận kho phối hợp chính xác với kế hoạch sản xuất , tránh tình trạng dừng dây chuyền do thiếu nguyên liệu đột xuất.
Các tính năng chính của phần mềm quản lý kho WMS
1. Quản lý vị trí lưu trữ
Tính năng cơ bản của hệ thống WMS là thiết lập các điểm lưu trữ trong kho theo sơ đồ thực tế. Người dùng sẽ tạo từng kho, khu vực, kệ, tầng và ô bin, sau đó gán từng mặt hàng vào một hoặc nhiều vị trí.
- Hỗ trợ đặt tên vị trí tự do (A1-T2-B03 hoặc Khu A/Kệ 1/Tầng 2)
- Cho phép một mặt hàng lưu tại nhiều vị trí khác nhau
2. Quản lý xuất – nhập kho
Tính năng ghi nhận số phiếu nhập hoặc xuất kho với vị trí cụ thể. Khi nhập hàng, nhân viên dựa vào sơ đồ để định vị trí sắp xếp và đặt hàng. Khi xuất hàng, hệ thống có thể quản lý theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc theo chỉ định thủ công.
- Tự động cập nhật tồn kho từng vị trí theo phiếu xuất nhập
- Hỗ trợ quản lý hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng
- Ghi nhận rõ vị trí nguồn và vị trí đích khi di chuyển hàng nội bộ
3. Kiểm kê tồn kho từng vị trí
Phần mềm quản lý kho WMS cho phép kiểm kê theo từng khu vực hoặc từng kệ ô, linh hoạt và ít gián đoạn vận hành hơn. Người quản lý kho có thể so sánh kết quả kiểm kê trực tiếp với số liệu hệ thống từng vị trí.
- Kiểm kê theo khu vực, kệ hoặc mặt hàng cụ thể
- Xuất biên bản kiểm kê theo mẫu, có thể in hoặc lưu PDF
4. Báo cáo tồn kho theo thời gian thực
Để quản lý kho hiệu quả và ra quyết định phù hợp, nhà quản lý cần theo dõi tình trạng hàng hóa ngay tại thời điểm cần, thay vì đợi đến cuối ngày hoặc cuối tháng. Phần mềm cung cấp báo cáo tồn kho theo vị trí với dữ liệu cập nhật liên tục.
- Báo cáo tồn theo kệ, tầng, khu vực hoặc toàn kho
- Hiển thị tồn kho theo từng thời điểm và tra cứu lịch sử
- Xuất báo cáo theo định dạng Excel hoặc xem trực tiếp trên màn hình quản lý
5. Lược sử xuất – nhập và di chuyển hàng hóa
Chức năng lược sử sẽ lưu trữ đầy đủ thông tin về sản phẩm đã xuất, nhập hoặc di chuyển. Trong đó bao gồm thời gian tạo phiếu, người thực hiện, số lượng, vị trí gốc và vị trí đích. Lịch sử này là cơ sở để truy vết khi có sự cố hoặc khiếu nại.
- Truy xuất lịch sử giao dịch theo mặt hàng, theo vị trí hoặc theo người phụ trách.
- Cảnh báo các bất thường trong thao tác xuất nhập, chuyển kho
- Hỗ trợ kiểm tra thông tin chéo giữa kho, bán hàng và kế toán
So sánh hệ thống quản lý kho WMS và hệ thống kho truyền thống
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô kho vận, việc quản lý tồn kho bằng phương pháp thủ công hoặc hệ thống truyền thống đang bộc lộ nhiều hạn chế. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí nhằm tối ưu vận hành và kiểm soát hàng hóa chính xác hơn.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hệ thống kho truyền thống và phần mềm quản lý kho WMS:
| Tiêu chí | Hệ thống kho truyền thống | WMS |
| Quản lý vị trí lưu kho | Nhân viên tự ghi nhớ hoặc ghi chú vị trí hàng hóa bằng giấy/Excel nên dễ nhầm lẫn khi kho | Vừa quản lý tồn kho và theo dõi hàng hóa tại từng dãy kệ, tầng, ô chứa và vị trí thực tế |
| Kiểm soát tồn kho | Thường chỉ biết số lượng tồn tổng, khó kiểm tra chính xác hàng đang nằm ở đâu | Theo dõi tồn kho chi tiết theo từng khu vực và cập nhật theo thời gian thực |
| Tốc độ xuất nhập hàng | Nhân viên phải tự tìm hàng, tốc độ xử lý phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm | Hệ thống hỗ trợ xác định nhanh vị trí lấy hàng giúp thao tác nhanh hơn |
| Kiểm kê kho | Phải kiểm đếm thủ công toàn bộ kho, tốn nhiều nhân lực và thời gian | Có thể kiểm kê theo từng khu vực hoặc bằng mã vạch để rút ngắn thời gian |
| Truy xuất hàng hóa | Khó kiểm tra lịch sử di chuyển của hàng hóa trong kho | Dễ dàng theo dõi lịch sử xuất nhập, lô hàng và hạn sử dụng |
| Độ chính xác | Dễ xảy ra sai sót khi nhập xuất hoặc chuyển vị trí hàng hóa | Hạn chế thất thoát, giảm nhầm lẫn và kiểm soát chính xác số lượng tồn |
| Khả năng mở rộng | Càng mở rộng kho càng khó quản lý đồng bộ | Phù hợp với kho nhiều khu vực, nhiều chi nhánh hoặc số lượng SKU lớn |
| Tối ưu không gian kho | Khó đánh giá khu vực nào còn trống hoặc đang lưu trữ chưa hợp lý | Dễ sắp xếp và tối ưu diện tích lưu kho theo từng vị trí cụ thể |
Thực tế, hệ thống kho truyền thống vẫn phù hợp với các cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp có ít mã hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hàng hóa và tần suất xuất nhập tăng lên, việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ khiến vận hành kho trở nên chậm và khó kiểm soát hơn.
Trong khi đó, phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác từng vật tư, hàng hóa tại từng vị trí lưu kho, kiểm kê nhanh, tiết kiệm thời gian và vận hành kho đơn giản hơn.
Top 4 phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt nhất
1. ECOUNT ERP— Hệ thống quản lý kho WMS cho doanh nghiệp SMEs
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho theo vị trí nhưng không cần một giải pháp độc lập, ECOUNT ERP sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. Hệ thống WMS của ECOUNT được tích hợp trực tiếp vào module Tồn Kho – vận hành trên một nền tảng duy nhất, không phát sinh thêm chi phí. Doanh nghiệp có thể cấu hình cấu trúc kho theo sơ đồ thực tế và vận hành ngay sau khi thiết lập.
Tính năng nổi bật
✅ Thiết lập đa cấp vị trí: Cấu hình kho → khu vực → dãy kệ → tầng → ô chứa hàng linh hoạt theo từng doanh nghiệp
✅ Nhập – xuất theo vị trí: Mỗi phiếu nhập/xuất kho đều ghi nhận vị trí lưu trữ tương ứng.
✅ Kiểm kê từng vị trí: Thực hiện kiểm kê theo khu vực, đối chiếu số liệu tức thì
✅ Báo cáo thời gian thực: Xem tồn kho theo từng vị trí ngay trên giao diện quản lý
✅ Lịch sử giao dịch đầy đủ: Truy xuất mọi thao tác kho theo mặt hàng, vị trí hoặc nhân viên
✅ Kết nối mã vạch: Hỗ trợ quét mã vạch/QR code khi nhập – xuất để tăng tốc và giảm sai sót
✅ Tích hợp ERP đồng bộ: ECOUNT kết nối kho với kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất và nhân sự
Chi phí sử dụng và triển khai
Triển khai toàn bộ chức năng của hệ thống ERP tổng thể với mức 1.000.000 VND/tháng, đã bao gồm mô-đun WMS. Đây là điểm khác biệt rõ ràng so với các hệ thống WMS độc lập thường yêu cầu chi phí triển khai và phí bản quyền riêng.
ECOUNT phù hợp với doanh nghiệp nào?
- Doanh nghiệp thương mại, phân phối, sản xuất có từ 1 đến nhiều kho
- Đang dùng Excel để quản lý kho và cần chuyển sang hệ thống có kiểm soát vị trí
- Muốn kho kết nối trực tiếp với kế toán và bán hàng — không nhập liệu 2 lần
- Cần triển khai nhanh, không có đội IT nội bộ
🔗 Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) ECOUNT
Trải nghiệm thử hệ thống quản lý kho WMS ECOUNT
ECOUNT cung cấp bản demo đầy đủ tính năng kèm tư vấn cấu hình kho theo sơ đồ thực tế của doanh nghiệp — hoàn toàn miễn phí.
|
Giải pháp quản lý kho tối ưu chi phí cho doanh nghiệp SME -ECOUNT ERP
2. Phần mềm quản lý kho 3S WMS
3S WMS là phần mềm quản lý kho tập trung vào kiểm soát vị trí lưu trữ hàng hóa. Hệ thống cho phép doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo từng khu vực, kệ, ô và vị trí lưu trữ cụ thể.
Tính năng chính:
- Quản lý hàng hóa theo vị trí kho
- Theo dõi nhập – xuất – tồn theo thời gian thực
- Hỗ trợ mã vạch và quét barcode
- Kiểm kê kho nhanh chóng
- Quản lý luân chuyển hàng hóa giữa nhiều kho
- Theo dõi lịch sử thao tác trong kho
3.Hệ thống quản lý kho WMSX
WMSX là hệ thống quản lý kho theo vị trí phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều mã hàng hoặc nhiều khu vực lưu trữ . Hệ thống giúp tối ưu quy trình lưu trữ và vận hành kho hàng hiệu quả.
Tính năng chính:
- Quản lý sơ đồ kho và vị trí lưu trữ
- Kiểm soát tồn kho theo từng khu vực
- Hỗ trợ xuất nhập kho bằng thiết bị di động
- Quản lý FIFO, FEFO
- Đồng bộ dữ liệu với hệ thống bán hàng
4. Phần mềm AMIS Kho hàng
AMIS Kho hàng là giải pháp thuộc hệ sinh thái MISA. Giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tồn kho, vị trí lưu trữ hàng hóa và đồng bộ dữ liệu với kế toán và bán hàng trong cùng hệ thống.
Tính năng chính:
- Quản lý và tạo vị trí lưu trữ
- Báo cáo tồn kho chi tiết theo mã hàng
- Kiểm kê và đối chiếu kho
- Đồng bộ dữ liệu với kế toán và bán hàng
- Quản lý phiếu nhập xuất tồn
Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí?
Không phải kho nào cũng cần quản lý theo vị trí. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành kho mà phải nhớ bằng kinh nghiệm thay vì tra cứu bằng hệ thống thì đó là dấu hiệu cần xem xét. Dưới đây là những tình huống thực tế cho thấy doanh nghiệp đang cần phần mềm quản lý kho theo vị trí:
- Nhân viên thường xuyên lấy nhầm hàng: Kho có nhiều SKU, hàng tương tự đặt gần nhau, không có ký hiệu vị trí rõ ràng.
- Khó khăn trong kiểm kê và thất thoát hàng hóa: Kiểm kê cuối kỳ luôn có sai lệch nhưng không xác định được nguyên nhân từ đâu
- Thời gian lấy hàng và đóng gói kéo dài: Nhân viên mất nhiều thời gian tìm hàng trong kho thay vì đi thẳng đến đúng vị trí.
-
Quy mô kho lớn, nhiều vị trí lưu trữ: Hàng hóa phân bổ ở nhiều vị trí nhưng không có hệ thống ghi nhận.
- Báo cáo tồn kho và kế toán thường bị lệch: Bộ phận kho xuất hàng theo thực tế, kế toán ghi theo chứng từ
Về quy mô, phần mềm quản lý kho WMS phù hợp với doanh nghiệp thương mại, sản xuất và phân phối có quy mô kho từ trung bình trở lên – hoặc doanh nghiệp nhỏ đang tăng trưởng nhanh và cần chuẩn hóa quy trình kho từ sớm.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Phần mềm quản lý kho theo vị trí có khác với WMS không?
WMS (Warehouse Management System) là thuật ngữ chung cho hệ thống quản lý kho. Quản lý theo vị trí là một trong những chức năng cốt lõi của WMS. Một số phần mềm ERP tích hợp, như ECOUNT, bao gồm chức năng này mà không cần mua WMS riêng lẻ.
2. Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm quản lý kho theo vị trí không?
Không bắt buộc, nhưng nếu kho có hơn 50 SKU hoặc xuất nhập hàng ngày thường xuyên,ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm sai sót tồn kho. Chi phí đầu tư thường được bù đắp sau vài tháng vận hành.
3. Mất bao lâu để cấu hình hệ thống kho theo vị trí trong ECOUNT?
Với kho có cấu trúc đơn giản (2–3 cấp), việc thiết lập ban đầu thường hoàn thành trong 1–2 ngày làm việc. ECOUNT cung cấp hướng dẫn cấu hình và hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ triển khai.
4. Chi phí sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí?
Chi phí của mỗi hệ thống WMS sẽ khác nhau tùy theo số lượng người dùng, tính năng và cấu trúc hệ thống.Hiện nay, hệ thống WMS tích hợp ERP của ECOUNT giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm hơn với một mức phí triển khai cố định 1.000.000 đồng/tháng.
Kết luận
Phần mềm quản lý kho theo vị trí không đơn thuần là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp kiểm soát vận hành kho hàng hiệu quả. Khi hàng hóa được định vị rõ ràng trên hệ thống, nhân viên hạn chế sai sót khi lấy hàng, rút ngắn thời gian xử lý đơn và chấm dứt tình trạng lệch số liệu giữa kho và kế toán.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, ưu tiên nên là giải pháp triển khai nhanh, chi phí minh bạch và đồng bộ đa tính năng trên cùng một hệ thống. ECOUNT ERP đáp ứng đủ các tiêu chí đó với mức chi phí 1.000.000 VND/tháng, không phát sinh thêm phí mô-đun.
Đăng ký dùng thử miễn phí hoặc gọi 028 7300 2525 để được tư vấn dựa theo thực tế doanh nghiệp.
Để lại một bình luận